Wstęp
Niniejszy dokument stanowiący równocześnie klauzulę informacyjną zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dn. 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako „RODO”) określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników systemu Vetfile, a także osób korzystających z pozostałych usług świadczonych drogą elektroniczną przez Medfile Spółka Akcyjna z siedzibą w Rybniku.
Ilekroć w niniejszym dokumencie użyty jest zwrot Dostawca Usług Zdrowotnych należy przez to rozumieć także Usługobiorcę w rozumieniu zawieranej pomiędzy Medfile S.A. a Dostawcą Usług Zdrowotnych umową dotyczącą oprogramowania Vetfile.
I. Administrator danych osobowych
Przetwarzanie danych osobowych w celach związanych ze świadczeniem usług drogą elektroniczną
Administratorem danych osobowych w stosunku do osób korzystających z systemu Vetfile w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO jest Medfile S.A. z siedzibą w Rybniku pod adresem ul. Kowalczyka 17, 44-206 Rybnik, NIP: 6423223443, REGON: 241544443, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Gliwicach, X Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000351860.
Medfile S.A. powołał inspektora ochrony danych stanowiącego równocześnie punkt kontaktowy dla użytkowników. Kontakt z inspektorem ochrony danych możliwy jest drogą elektroniczną na adres [email protected] lub pocztą tradycyjną na adres Medfile S.A., ul. Kowalczyka 17, 44-206 Rybnik z dopiskiem „Inspektor ochrony danych”.
Medfile S.A. bezwzględnie przestrzega zasady ochrony danych osobowych oraz stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapobieżenia przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utraty, modyfikacji, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przetwarzanych w związku z prowadzoną działalnością.
Medfile S.A. przetwarza dane osobowe wyłącznie w zakresie koniecznym dla świadczenia usług na rzecz osób, których dane dotyczą.
Podanie danych osobowych przez użytkownika jest dobrowolne, ale niezbędne w celu korzystania z usług świadczonych przez Medfile S.A.
Przetwarzanie danych osobowych w celach związanych z udzielaniem świadczeń usług weterynaryjnych.
Administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO w stosunku do informacji o czynnościach związanymi z usługami weterynaryjnymi udzielanych przez Dostawców Usług Zdrowotnych za pomocą systemów udostępnianych przez Medfile S.A., jest Dostawca Usług Zdrowotnych udzielający świadczeń zdrowotnych na rzecz podmiotów, których dane te dotyczą.
W stosunku do danych osobowych, o których mowa w pkt 1 Medfile S.A., jest wyłącznie procesorem danych, tzn. podmiotem przetwarzającym dane podmiotów w imieniu, w celach, w sposób oraz w zakresie określonym przez Dostawcę Usług Zdrowotnych na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Medfile S.A., informuje, iż podanie danych w celu skorzystania z usług jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Odmowa podania danych osobowych, może skutkować odmową udzielania świadczeń zdrowotnych przez Dostawcę Usług Zdrowotnych. W celu uzyskania informacji o przetwarzaniu danych osobowych w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych należy kontaktować się bezpośrednio z Dostawcę Usług Zdrowotnych, który udzielał świadczenia na jego rzecz.
II. Zakres danych osobowych przetwarzanych przez Medfile S.A.,
Dostawcy Usług Zdrowotnych
Medfile S.A., przetwarza następujący zakres danych osobowych w stosunku do Dostawców Usług Zdrowotnych korzystających z systemów Medfile S.A.,:
- imię i nazwisko,
- nazwa firmy oraz numer NIP i REGON,
- adres wykonywania działalności gospodarczej lub adres zamieszkania,
- adres poczty elektronicznej e-mail oraz numer telefonu kontaktowego,
- tytuł zawodowy/naukowy,
- specjalizacje,
- numer uprawnień,
- wizerunek,
- data urodzenia.
Medfile S.A., przetwarza następujący zakres danych osobowych w stosunku do posiadaczy zwierzęcia oraz pozostałych użytkowników nieprofesjonalnych korzystających z systemów Medfile S.A., lub innych usług świadczonych drogą elektroniczną:
- nazwisko i imię (imiona),
- data urodzenia,
- płeć,
- adres miejsca zamieszkania lub adres zameldowania,
- numer telefonu,
- adres e-mail,
Medfile S.A., może przetwarzać dane osobowe w zakresie szerszym niż wskazany powyżej, o ile jest to niezbędne dla prawidłowego świadczenia usługi na rzecz osoby, której dane dotyczą lub jest usprawiedliwione zgodą użytkownika lub właściwymi przepisami prawa.
III. Cel i podstawy przetwarzania danych osobowych przez Medfile S.A.,
Medfile S.A., przetwarza dane osobowe w następujących celach:
- przygotowanie oferty handlowej, co jest prawnie uzasadnionym interesem Medfile S.A., (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- zawieranie i realizacja umów, na podstawie zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- świadczenie usług drogą elektroniczną za pośrednictwem systemów teleinformatycznych, w tym udostępnianie oraz obsługa techniczna systemów na rzecz Dostawców Usług Zdrowotnych, na podstawie zawartej umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- obsługa procesu reklamacyjnego, na podstawie obowiązku ciążącym na Medfile S.A., w związku z obowiązującymi przepisami prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
- rachunkowych związanych z wystawianiem i przyjmowaniem dokumentów rozliczeniowych, na podstawie przepisów prawa podatkowego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
- archiwizacja danych dla ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami lub potrzeby wykazania faktów, co jest prawnie uzasadnionym interesem Medfile S.A., (art. 6 ust. 1 lit f RODO);
- kontakt telefoniczny lub za pośrednictwem poczty elektronicznej, w szczególności w odpowiedzi na zapytania kierowane do Medfile S.A., co jest prawnie uzasadnionym interesem Medfile S.A., (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- przesyłanie informacji technicznych dotyczących funkcjonowania systemów teleinformatycznych i usług Medfile S.A., z których korzysta użytkownik, co jest prawnie uzasadnionym interesem Medfile S.A., (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- marketing, co jest jego prawnie uzasadnionym interesem Medfile S.A., (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub odbywa się na podstawie uprzednio udzielonej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
IV. Odbiorcy danych. Przekazywanie danych do państw trzecich
Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Medfile S.A., mogą być podmioty współpracujące z Medfile S.A., gdy jest to niezbędne do realizacji umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą.
Odbiorcami danych osobowych przetwarzanych przez Medfile S.A. mogą być również podwykonawcy – podmioty, z których usług korzysta Medfile S.A. przy przetwarzaniu danych np. biura rachunkowe, kancelarie prawne, podmioty świadczące usługi IT (w tym usługi hostingowe).
Dane osobowe w związku ze świadczeniem usług weterynaryjnych przez Dostawców Usług Zdrowotnych mogą być udostępniane lub uzyskiwane od podmiotów publicznych, w tym okręgowej radzie lekarsko-weterynaryjnej i organom Inspekcji Weterynaryjnej.
Dane osobowe Dostawców Usług Zdrowotnych w formie wizytówki prezentującej ofertę mogą być udostępniane partnerom biznesowym Medfile S.A., w tym podmiotów z Grupy Ringier Axel Springer Polska jako dostawców portalu Onet oraz pokrewnych.
Medfile S.A. może być zobowiązany do udostępnienia danych osobowych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności do udostępnienia danych osobowych uprawnionym organom lub instytucjom państwowym.
Dane osobowe w związku z wykorzystywaniem przez Medfile S.A. oraz Dostawców Usług Zdrowotnych systemu Google Calendar mogą zostać przekazane do podmiotu mającego siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, np. do Google LLC. Jako właściwy środek ochrony danych, Medfile S.A. zgodził się na standardowe klauzule umowne zgodnie z art. 46 RODO z dostawcą tych usług. Więcej informacji na ten temat jest dostępnych tutaj: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu_en.
V. Okres przechowywania danych osobowych
Medfile S.A. przechowuje dane osobowe przez okres obowiązywania umowy zawartej z osobą, której dane dotyczą oraz po zakończeniu jej obowiązywania w celach związanych z dochodzeniem roszczeń związanych z umową, wykonania obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów prawa, ale przez czas nie dłuższy niż termin przedawnienia zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego.
Medfile S.A. przechowuje dane osobowe znajdujące się na dokumentach rozliczeniowych przez okres wskazany przepisami prawa podatkowego.
Medfile S.A. przechowuje dane osobowe przetwarzane w celach marketingowych przez okres lat 10, jednak nie dalej niż do momentu wycofania zgody na przetwarzanie danych lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
Medfile S.A. przechowuje dane osobowe w celach innych niż wskazane w ust. 1-3 przez okres jednego roku, chyba że wcześniej wycofano zgodę na przetwarzanie danych, a przetwarzanie danych nie może być kontynuowane na innej podstawie niż zgoda osoby, której dane dotyczą.
Dane osobowe pacjentów przetwarzane w związku z udzielaniem świadczeń zdrowotnych przechowywane są przez Dostawcę Usług Zdrowotnych przez okres wskazany w Ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
VI. Uprawnienia osoby, której dane dotyczą
Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:
dostępu – uzyskania od administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, informacji o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania (art. 15 RODO);
do otrzymania kopii danych – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie administrator może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości wynikającą z kosztów administracyjnych (art. 15 ust. 3 RODO);
do sprostowania – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe lub uzupełnienia niekompletnych danych (art. 16 RODO);
do usunięcia danych – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli administrator nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania (art. 17 RODO);
do ograniczenia przetwarzania – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO), gdy:
- osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający administratorowi sprawdzić prawidłowość tych danych,
- przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
- administrator nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
- osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
do przenoszenia danych – otrzymania w strukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych jej dotyczących, które dostarczyła administratorowi, oraz żądania przesłania tych danych innemu administratorowi, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą lub umowy z nią zawartej oraz jeżeli dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany (art. 20 RODO);
do sprzeciwu – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas administrator dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, administrator będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach (art. 21 RODO).
Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z administratorem i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
VII. Profilowanie
Dane osobowe uzyskane przez Medfile S.A. nie będą przetwarzane w sposób automatyczny, w tym poprzez profilowanie.